400.000 kronor och 45 dagar sparade på ett år med hjälp av Homepal
Med hjälp av Homepal tog de kontroll över uppföljningen av underleverantörer. Resultatet blev mycket god insikt i leverantörers prestation, en uppföljningsprocess utan personberoende och stärkt budget genom att inte godkänna fakturor där avtalet inte hållits. Fastighetsbolaget lyckades spara in 400.000 kronor och 45 arbetsdagar genom effektivisering av arbetet med uppföljningen. Här berättar vi hur.
400.000 kronor
45 arbetsdagar per år
Inget personberoende
Mycket god insikt i leverantörers prestation
Stärkt budget genom att inte godkänna fakturor där avtalet inte hållits.
Kvalitetsgranskning av leverantörer.
Bakgrund
Ett medelstort kommunalt bostadsbolag har ett 30-tal externa leverantörer som granskas på kvartals- eller halvårsbasis, vilket innebär att de genomför ungefär 90 kvalitetsgranskningar per år, oftast fler.
En projektledare har som ansvarsområde att kvalitetsgranska underleverantörerna, men ytterligare en verksamhetsutvecklare inom digitalisering måste hjälpa till, eftersom den personen är expert på data i fastighetssystemet. Processen att dra ut data från fastighetssystemet är mycket svårnavigerad och komplex, verksamhetsutvecklaren är den enda som vet hur man gör.
Innan Homepal
Inför varje granskning av respektive leverantör hör projektledaren av sig till dataexperten och ber att få data från fastighetssystemet. Det tar ungefär 30 minuter, men det går inte att spara processen på något sätt, så exakt samma rutin måste upprepas för varje leverantör. Det tar alltså minst 45 timmar att bara hämta ut data från fastighetssystemet.
Verksamhetsutvecklaren har egentligen annat arbete att göra som hela tiden blir avbrutet då andra i organisationen ber om hjälp, så ibland tar det ett par dagar att få ut den data som behövs. Om verksamhetsutvecklaren skulle vara sjuk eller ledig stannar processen av helt och hållet.
“Det känns väldigt sårbart, jag förstår ju att det inte är en hållbar lösning, men vi har inte haft något bättre alternativ”
När projektledaren fått rådata är det dags att bearbeta den i Excel, analysera och dra slutsats om huruvida leverantören levererar enligt avtal. Resultatet, som tar cirka fyra timmar att få fram, följs upp i ett möte med leverantören. Processen upprepas för alla leverantörer, vilket betyder att kvalitetsgranskningen tar mer än 360 timmar, 45 arbetsdagar per år, 9 hela arbetsveckor. Ibland räcker tiden bara inte till.
“Då får vi göra stickprover och bara hoppas resten sköter sig”
Efter Homepal
Nu ser verkligheten helt annorlunda ut.
Med ett par klick finns en färdig, uppdaterad rapport i Homepal, helt automatiserad. Projektledaren behöver aldrig mer störa en kollega för att få ut data, och inte heller vänta på att få hjälp. Att kämpa med Excel i fyra timmar per leverantör är ett minne blott.
Projektledaren berättar:
Först och främst har vi fått insikt i hur många av våra leverantörer som faktiskt inte levererat enligt avtal. Tidigare har vi bara godkänt deras fakturor eftersom vi inte haft koll, men vi har faktiskt rätt att dela ut vite. Det är mycket pengar det rör sig om!
Jag har fått tillbaka 45 hela arbetsdagar per år. Så fort jag öppnat dashboarden ser jag direkt vilka leverantörer som inte utfört rätt jobb i tid. Det som brukade ta mig fyra timmar per leverantör tar mig nu tio minuter totalt.
Jag ser direkt vilka fakturor som inte ska godkännas och dessutom när vi har rätt till vite. Jag har rätt underlag att ta ett samtal med entreprenörer som inte sköter sig. Och jag tycker det är oerhört skönt att varken behöva störa en kollega eller vänta på att få hjälp.
Verksamhetsutvecklaren har fått en betydligt bättre balans i arbetet.
Homepal har låst upp en helt ny värld när det kommer till min arbetsdag. Plötsligt hinner jag göra klart det jag behöver varje dag och kan till och med hinna sånt jag tidigare tvingats prioritera bort. Till exempel finns information som tidigare tog flera veckor att få från fastighetssystemet tillgänglig med ett par knapptryck. Jag är oerhört nöjd och glad!
– Verksamhetsutvecklaren
