Misstaget som står fastighetsbolagen dyrt – Gör du samma misstag?

Brukar du…

• Hoppa mellan olika program för att hitta information?

• Exportera data till Excel och PDF:er?

• Klippa och klistra i Excel och skapa olika pivottabeller och diagram?

• Leta bland en uppsjö av filer?

• Göra samma jobb igen och igen varje månad?

• Handskas med program som inte alla förstår eller vet hur man använder för att hitta information i?

• Behöva säga eller höra “nu är det köpstopp, vi har överskridit budgeten” redan i oktober?

Ja? Läs vidare så ska jag berätta hur du kommer bort från det här problemet en gång för alla. 

Vi börjar såhär, säg efter mig: 

Vår data tillhör alla. 
Vår data tillhör alla.
Vår data tillhör alla. 

En gång till för de som inte hörde.

När jag säger alla menar jag verkligen ALLA, från VD och styrelseordförande till tekniker, vaktmästare och receptionist.

Nu kanske du undrar vad receptionisten ska göra med information om hur energianvändningen ser ut, men principen handlar om att låta sin data flöda öppet. 

Varför ska min data flöda öppet till alla?

För att det besparar dig mycket huvudvärk och stora pengar. Låt mig förklara.

Du har en fastighet och ett team av personer som har två huvudsakliga mål (utöver hyresgästnöjdheten):

1. Säkerställa att fastigheten mår bra

2. Säkerställa att ekonomin går ihop

Just nu jobbar dina tekniker i blindo. De som faktiskt är ute i fastigheten och åtgärdar fel, lägger beställningar på jobb vet inte hur ni ligger till mot budget. Det är ett stort problem. Oerhört få tekniker har kontinuerlig tillgång till budgeten.

När budgeten nåtts eller överskridits blir känslan hos dem “jaha, men varför fick jag inte veta det för ett halvår sen? Då hade jag kanske kunnat göra något då istället…”. Snopet. Och frustrerande att behöva lappa och skarva resten av året.

Istället för det här scenariot kan du ha självgående, informerade tekniker som… 

• Vet när det passar bäst att lägga ut ett jobb på underentreprenörer och när det passar bäst att åtgärda internt

• Kan anpassa kostnader efter om något blivit dyrare än förväntat

• Vet hur de ska prioritera ärenden utan att vara beroende av någon annan

• …och framför allt har rätt förutsättningar att göra sitt jobb riktigt bra OCH hålla budgeten!

När alla har tillgång till all fastighets- och förvaltningsdata hela tiden kortas beslutsvägar och det blir enklare för dem att fatta proaktiva, rätta beslut snabbt. 

Nu kanske du tänker “jo men de har en inloggning till mitt jättekomplicerade system där man behöver leta bland 37 flikar och göra 12 filtreringar och sen scanna en vägg av siffror för att hitta, såååå…..”

Men du, det är många hyresgäster som väntar på att få sina ärenden omhändertagna. Det måste bli enklare än 37 flikar och 12 filtreringar. 

Så löser du problemet

Okej! Nu när vi är överens om varför data ska tillhöra alla kommer vi till tre tips på hur du kan komma igång.

1. Visa viktig information där medarbetare redan finns. Det kan vara på intranätet, på TV-skärmar i fikarummet, på Teams eller andra kanaler alla har enkel tillgång till. Ännu en inloggning och ett system att lära sig är inte alltid det bästa.

2. Skapa er en överblick tillsammans i teamet på regelbunden basis. Titta på hur ni ligger till mot budget tillsammans, vilka poster som tenderar att bli dyrare än förväntat och vilka fastigheter som behöver ett krafttag.

3. Om du inte redan har ett, skaffa ett Business Intelligence-verktyg. Ett sånt samlas ALL data på ETT ställe, så du slipper lägga så mycket tid på att leta efter information, och istället kan använda tiden till att faktiskt förstå hur dina fastigheter mår och komma på lösningar. 

Homepal är ett Business Intelligence-verktyg som är framtaget för fastighetsbolag. Eftersom vi redan vet vad fastighetsbolag behöver för typ av insikter har vi redan gjort arbetet med att beräkna nyckeltal och bygga dashboards. Allt du behöver göra är att bevilja tillgång till systemen du vill koppla på, så sköter vi resten. 

Vill du veta mer om hur det fungerar? 

Boka en demo här,

Titta på våra dashboards för teknisk förvaltning

eller

kontakta oss!