Så fick Uddevallahem NOLL vakans, trots tuffa tider

När marknaden förändras snabbt gäller det att agera i tid – och rätt. Hösten 2023 började signalerna komma: vakanser ökade hos branschkollegor, och intresset för lediga lägenheter sjönk. Hos Uddevallahem stod det klart att något behövde göras för att hålla nere vakanserna och undvika ökade hyresbortfall.

Med ett förändrat arbetssätt, en tydlig målbild och datadriven uthyrning lyckades Uddevallahem nå ett imponerande resultat – noll vakans, trots att många andra kämpade med lediga lägenheter.

#
Bakgrund och utmaningar

Uddevallahem är ett allmännyttigt bostadsbolag med cirka 4 700 bostäder och 780 lokaler. Med både ett samhällsansvar och affärsmässiga krav är en låg vakansgrad avgörande för att verksamheten ska fungera.

Under 2023 började bolaget se oroväckande trender. På bara två år hade det genomsnittliga antalet intresseanmälningar per lägenhet sjunkit från 44 till 29 – och det fortsatte nedåt. Samtidigt rapporterade kollegor i branschen om ökade vakanser.

I det läget fanns det klassiska "quick fixes" att ta till – exempelvis hyresrabatter, sänkta inkomstkrav eller att låta bostadssökande behålla sina köpoäng efter inflyttning. Men Uddevallahem ville ta ett mer långsiktigt grepp om utmaningen.

Martin Fröjd, kundcenterchef på Uddevallahem berättar om hur samarbetet vanligtvis ser ut mellan uthyrningsavdelning och förvaltningsavdelningar på fastighetsbolag:

Samarbete 1.0

Man håller sig till upparbetade rutiner och ett “så har vi alltid gjort” - mindset
Beslutsmandat är diffusa eller outtalade
Det finns osäkerhet kring beslutsfattande, vilket blir ineffektivt.
Ledtider uppstår i väntan på att någon annan ska fatta beslut
Man vattnar de blommor som lever, det vill säga att fokusera på det som redan fungerar bra istället för det som behöver utveckling och förbättring.

#
En ny strategi för uthyrningen

Teamet på Uddevallahem ville inte sitta med armarna i kors och vänta in att marknadens nedåtgående trender skulle påverka även deras resultat. Istället tog de ett krafttag för att proaktivt förebygga vakanser genom gott samarbete och datadrivna beslut.

Martin Fröjd hade en tydlig idé om hur uthyrningsprocessen och samarbetet med förvaltningen borde se ut.

Samarbete 2.0 – En gemensam målbild:

Genom att analysera verksamhetens styrkor, svagheter, möjligheter och hot blir det tydligt vilka områden som behöver extra fokus
Sätta sig i motpartens stol och förstå varandras verklighet
Med tydliga mandat och roller uppstår ingen osäkerhet om ansva
Identifiera flaskhalsar och effektivisera arbetet med hjälp av kontinuerlig genomlysning av uthyrningsprocessen.
Skapa trygghet genom att alla vet vad som gäller
Arbeta proaktivt och fokusera på hela beståndet – inte bara på de lägenheter som är enklast att hyra ut

Ett arbetssätt där alla tar ansvar:

Medarbetarna fick tydligare ansvar och mer delaktighet i uthyrningsprocessen.
Stärkt självledarskap – alla förväntas ta egna initiativ och driva arbetet framåt.
Ett mer säljdrivet tankesätt – alla har ett ansvar för att minimera vakanserna.

#
Datadrivet arbete med Homepal

För att snabbt kunna identifiera förändringar och fatta rätt beslut behövde Uddevallahem en lösning som kunde ge en tydlig överblick över uthyrningen i realtid.

Genom att implementera Homepal fick teamet:
✅ En tydlig överblick över uthyrningsläget – för att snabbt identifiera flaskhalsar.
✅ Ett datadrivet beslutsunderlag – slippa gissa, istället agera på fakta.
✅ Visualisering av utvecklingen – alla kunde se exakt hur det gick.
✅ Tydligare ansvarsområden – inget föll mellan stolarna.
✅ Möjlighet att agera i tid – istället för att upptäcka problemen för sent.

“Vi behövde ett effektivt sätt att snabbt fånga upp varningssignaler och visualisera dem. Homepal gör det enkelt att förstå exakt var vi behöver sätta in insatser.”

– Martin Fröjd, Kundservicechef, Uddevallahem

#
Resultatet: Noll vakans – trots en tuff marknad

Genom att kombinera en tydlig strategi, ökat samarbete och datadrivna insikter kunde Uddevallahem undvika ökade vakanser och behålla full uthyrning i en tid när många andra kämpade.

Så gjorde Uddevallahem för att nå resultaten:
✅ Tydlig målsättning – med fokus på både proaktivitet och delaktighet.
✅ Datadrivet arbetssätt – uppföljning och insatser baserade på realtidsdata.
✅ Effektivare samarbeten – uthyrning och förvaltning arbetar nu tätare ihop.
✅ Tydliga ansvarsområden – ingen osäkerhet kring vem som ansvarar för vad.

Tack vare stort engagemang och välfungerande samarbete med fokus på datadrivenhet har Uddevallahem idag full kontroll över sina uthyrningar – och verktygen för att agera snabbt när marknaden förändras.