Utgångspunkt
Ett högt antal öppna arbetsordrar innebar inte bara ett internt effektivitetstapp, utan också många frågor från hyresgäster till kundcenter – “vad händer i mitt ärende?”. Det skapade frustration, dubbelarbete och ett ständigt släckande av bränder.
Vägen framåt: Visualisering i vardagen
En idé om att visa ärendena visuellt för att konkretisera arbetet föddes. Det första steget var att visa Homepals gränssnitt på en TV-skärm på lokalkontoret. Där visas arbetsordrar i en dashboard som används som grund i morgonmöten för att planera arbetet, fördela resurser och prioritera smart. Alla ser samma läge – och alla kan agera utifrån det.
Med visualiseringen på plats blev det lättare att undvika att saker föll mellan stolarna. Teamet tog gemensamt ansvar för att minska antalet öppna ärenden, och skapade en ny arbetsrutin där varje person vet vad som är viktigast just nu. Det är också motiverande att se hur siffrorna förbättras för varje stängt ärende!
“Homepal är ett verktyg där alla kan ta del av siffror – och påverka sin egen vardag.”
Resultat
- 80 % färre öppna ärenden – från 600 till 100
- Betydligt färre samtal från hyresgäster till kundcenter
- Mer tid till förebyggande underhåll och planerat arbete
- Tydligare ansvar och ökad självständighet i teamet
- Daglig överblick på skärm – stöd för bemanning och uppföljning
Slutsats
Det är Telge Bostäder – med Magnus Söderbaum och hans team i det västra distriktet i spetsen – som gjort jobbet. Med målmedvetet arbete, tydlig uppföljning och ett starkt engagemang har de lyckats minska mängden öppna ärenden med över 80 %. Det har i sin tur lett till mindre tryck på kundcenter och mer tid till förebyggande insatser.
Homepal har varit ett stöd på vägen – ett verktyg som gjort det enklare att prioritera, planera och följa upp. Genom att ge hela organisationen tillgång till data har Telge Bostäder skapat en kultur där alla kan ta ansvar och påverka sin egen vardag.
