Bidrar uppföljningsverktyg till övervakning av medarbetare? 

Under de senaste åren har fastighetsbranschen gått igenom ett skifte från att en mer traditionell approach till ett alltmer datadrivet sätt att arbeta. Som en del i skiftet efterfrågar fler chefer och ledare noggranna rapporter över vad som åstadkommits i företaget eller på en viss avdelning under månaden, kvartalet och året. Är det det ett tecken på bristande förtroende för medarbetare? Är det rentav övervakning? 

Nej, så är det inte. En noggrannare uppföljning av verksamheten handlar inte om att försöka sätta dit medarbetare, eller micro manage, som det heter när en chef lägger sig i minsta lilla detalj i en medarbetares jobb. 

Uppföljning, analys och rapportering syftar inte till att nagelfara medarbetare, utan fokuserar på organisationen. Noggrann uppföljning hjälper till att:

• Identifiera utvecklingsområden i organisationen

• Säkerställa ett jämn arbetsflöde så att ingen har för mycket eller för lite att göra

• Upptäcka brister i tid och sätta in åtgärder innan stora problem uppstår

Till exempel kan uppföljning hjälpa till att identifiera sådant som… 

• Vår externa leverantör X slutför ärenden i tid i endast 22% av fallen, vilket betyder att våra hyresgäster inte får sina problem åtgärdade i tid. Här behöver vi samtala med leverantören för att se vad som pågår, och se över avtalet om ingen förändring sker. 

• En av våra tekniker har alldeles för mycket att göra i område A och måste därmed lägga ut arbete till underleverantörer. En annan tekniker i närliggande område B har tvärtom ganska lite att göra. Om de kan hjälpas åt får båda en jämnare arbetsfördelning och vi kan spara pengar på att utföra fler ärenden själva. 

• I fastighet Y får vi ovanligt många felanmälningar på toalettstolar. Vid närmare anblick är de gamla och känsliga för fel. Kanske gör vi bäst i att byta ut samtliga på samma gång  för att på så sätt förekomma hyresgästernas klagomål och få paketpris på beställningen. 

Temat för alla dessa exempel är att det är verksamheten och taktiska beslut som följs upp och utväderas, INTE enskilda medarbetare. 

Sedan KAN uppföljningsverktyg användas för att följa upp individuella prestationer, men då som stöd i ett medarbetarsamtal. Uppföljningsverktyget ska vara till hjälp för att visa vad som går extra bra och var det kan behövas extra stöttning. Att diskutera sådant i ett medarbetarsamtal är utvecklade och roligt. Att dessutom ha data som stöd för diskussionen gör den mer rättvis, eftersom varken chefen eller medarbetaren går på vad magkänslan säger, utan fakta. 

Uppföljningsverktyg är viktiga för att förbättra verksamheten, framför allt genom att identifiera utvecklingsområden. Med rätt användning kan de också stödja medarbetarsamtal genom faktabaserad feedback.