“Alla sa att det var omöjligt – sen minskade vi antalet öppna ärenden med 80 %”
Det västra distriktet på Telge Bostäder har på kort tid lyckats minska antalet öppna ärenden från 600 till 100 – en minskning på över 80 %. Resultatet är tydligt: färre frågor från hyresgäster, mindre belastning på kundcenter och mer tid till förebyggande underhåll.
Grunden till framgången? Ett engagerat team som använt Homepal som verktyg för att visualisera arbetsorderdata i realtid, arbeta strukturerat och följa upp tillsammans – varje dag.
Utgångspunkt
Ett högt antal öppna arbetsordrar inte bara innebar ett internt effektivitetstapp, utan också många frågor från hyresgäster till kundcenter – “vad händer i mitt ärende?”. Det skapade frustration, dubbelarbete och ett ständigt släckande av bränder.
Vägen framåt: Visualisering i vardagen
Det första steget var att visa Homepal på en TV-skärm på lokalkontoret. Där visas arbetsordrar i en dashboard som används som grund i morgonmöten för att planera arbetet, fördela resurser och prioritera smart. Alla ser samma läge – och alla kan agera utifrån det.
Med visualiseringen på plats blev det lättare att undvika att saker föll mellan stolarna. Teamet tog gemensamt ansvar för att minska antalet öppna ärenden, och skapade en ny arbetsrutin där varje person vet vad som är viktigast just nu. Det är också motiverande att se hur siffrorna förbättras för varje stängt ärende!
“Homepal är ett verktyg där alla kan ta del av siffror – jag bevakar inte mina medarbetare, utan de kan påverka sin egen vardag.”
Resultat
80 % färre öppna ärenden – från 600 till 100
Betydligt färre samtal från hyresgäster till kundcenter
Mer tid till förebyggande underhåll och planerat arbete
Tydligare ansvar och ökad självständighet i teamet
Daglig överblick på skärm – stöd för bemanning och uppföljning
Slutsats
Det är Telge Bostäder – med Magnus Söderbaum och hans team i det västra distriktet i spetsen – som gjort jobbet. Med målmedvetet arbete, tydlig uppföljning och ett starkt engagemang har de lyckats minska mängden öppna ärenden med över 80 %. Det har i sin tur lett till mindre tryck på kundcenter och mer tid till förebyggande insatser.
Homepal har varit ett stöd på vägen – ett verktyg som gjort det enklare att prioritera, planera och följa upp. Genom att ge hela organisationen tillgång till data har Telge Bostäder skapat en kultur där alla kan ta ansvar och påverka sin egen vardag.