Fem miljoner i minskat hyresbortfall - så gjorde Mimer

Läs om hur Mimer minskade sitt hyresbortfall med fem miljoner på 11 månader!

“Vi har fått jättefina resultat! Vi har kunnat jobba så mycket mer koncentrerat med våra vakanta lägenheter.
Lägenheter faller inte mellan stolarna som det kunde göra tidigare – vi har stenkoll på varje lägenhet för att det finns i Homepal. Vi får både en riktigt bra överblick men kan också djupdyka och analysera varför ett visst område tenderar att få fler vakanser till exempel. Homepal har haft jättestor effekt.”

– Amanda Öholm
Uthyrningschef, Mimer

Bakgrund och utmaningar

När marknaden förändrades mot tuffare tider uppstod nya utmaningar för Mimer, Västerås kommunala bostadsbolag. Mimers uthyrning hade tidigare gått som på ett löpande band - lägenheterna hyrde i princip ut sig själva. Med den nya marknadssituationen förändrades läget snabbt.

Antalet lediga lägenheter ökade snabbt och uthyrarna på Mimer hade svårt att få en sammanhängande helhetsbild över uthyrningen och vakansernas utveckling över tid.

Svårigheter att snabbt fatta beslut och anpassa arbetssättet till marknadens behov blev påtagliga, då det krävdes mer tid, kreativitet och kompetens för att få lägenheterna uthyrda. Uppdaterad data saknades dock, vilket ledde till en reaktiv arbetsmetod där insatser ofta kom för sent.

Utmaningarna bidrog till otydlig ansvarsfördelning och otydliga mål, vilket försvårade möjligheten att arbeta effektivt. Det stod klart att något behövde göras för att få kontroll och strukturera arbetet.

Behovet av en tydlig översikt

För att vända situationen behövdes en strukturerad överblick över uthyrning och vakanser. Utan ett verktyg för datainsamling och analys fanns det en stor risk att felaktiga beslut fattades, eller att beslut fattades för sent.

Målsättningen

Skapa ett snabbare uthyrningsflöde, från uppsagd lägenhet till nytt kontrakt.
Öka ägandeskap, kompetens, mandat och engagemang i hela uthyrningsprocessen.
Arbeta datadrivet med noggrann uppföljning och flexibilitet kring varje objekt.
Fördjupa samarbetet med förvaltningen.
Skapa en enhetlig kommunikation så att alla talar samma språk internt.

Mer än 5 miljoner kronor (-40%) i minskat hyresbortfall på 11 månader med hjälp av Homepal

Uthyrningsteamet på Mimer startade arbetet med Homepal i januari 2024. Jämfört med samma period föregående år har uthyrningsteamet på Mimer minskat hyresbortfallet med cirka 5 150 000 kr, vilket motsvarar 40% – på bara 11 månader.

! En sådan förändring kan teoretiskt sett öka fastighetsvärdet med flera miljoner kronor, även om det beror på fler faktorer än bara hyresintäkterna.

Så gjorde Mimer för att nå resultaten

Genom ett nära samarbete med Homepal har Mimer kunnat införa ett effektivare och mer strukturerat arbetssätt.

Tydlig målsättning
Förarbetet är viktigt! Tydliga och mätbara mål på hyresbortfall och vakansgrad tillsammans med möjligheten att följa upp noggrant skapar ännu mer engagemang.
Ett datadrivet arbetssätt
Mimer jobbar nu i en rad dashboards som ger en tydlig överblick över uthyrningsläget, där de områden som behöver fokus enkelt kan identifieras. Med möjlighet att dyka ner på detaljnivå i specifika objekt blev det enkelt att hålla koll på varje lägenhet, så att ingenting faller mellan stolarna.
Förenklade och spärranledningar med en ansvarig person
En utmaning var spärrade objekt i allmänhet och spärranledningar i synnerhet. Spärranledningarna var många och otydliga, vilket ledde till att ingen riktigt visste vad som gällde, och objekt föll mellan stolarna. Genom att förenkla med färre, förtydligade spärranledningar, samt att sätta en ansvarig för varje spärranledning fick Mimer en bättre kontroll och uppföljning över spärrade objekt. Hyresbortfallet har minskat tack vare ägandeskapet över respektive spärr.
Tydlig överblick
Redan innan Homepal hade respektive uthyrare ansvar för ett specifikt distrikt, vilket ger möjlighet att lära känna objekten och kunderna på djupet. Dessutom har uthyrare mandat att fatta beslut i frågor som rör deras distrikt, vilket ger ökat ägandeskap och engagemang. I Homepal kan uthyrare filtrera sin vy för att bara få fram sina egna distrikt och tillhörande objekt, för att snabbt kunna hitta fokusområden.
Stärkt samarbete med förvaltningsavdelningen
Den uthyrare som är ansvarig för ett specifikt område deltar i gemensamma distriktsmöten varje vecka där uthyrarna och förvaltningen diskuterar specifika objekt och områden som behöver insatser. Med Homepal som underlag tittar alla på samma information och “talar samma språk” internt. Tillsammans kan förvaltning och uthyrning arbeta mer proaktivt genom att förutse vakanser och snabbare hantera svårare uthyrningsobjekt.

Det ökade samarbetet har bidragit till förbättrad överblick och stärkt internkommunikation. Tack vare att alla i organisationen har tillgång till Homepal blir plattformen en gemensam grund för enhetlig kommunikation och förståelse – något som minskar risken för missförstånd.

Visste du att många av de färdiga uthyrningsdashboards som finns i Homepals katalog kommer från det arbete vi gjorde med Mimer? “They walked so you could run”, som man säger.

Då och nu

Då...

Brist på översikt och struktur: Hyresbortfall och vakanser hanterades reaktivt utan uppdaterad data, vilket ledde till sena insatser och ineffektivt arbete.
Otydlig ansvarsfördelning: Roller och mandat var inte tydligt definierade, vilket skapade förvirring och tappade objekt.
Svårigheter att följa upp: Utan ett bra systemstöd för uppföljning blev analys och identifiering av fokusområden en svår process.
Bristande samarbete med förvaltningen: Interna diskussioner saknade struktur och genomfördes mer sporadiskt.

Nu...

Effektivare arbetsprocesser: Tydliga mål, datadrivna insikter och strukturerad uppföljning har gett uthyrningsteamet rätt verktyg för att arbeta proaktivt.
Tydligare ansvar och engagemang: Uthyrarna har fått ansvar för specifika distrikt, vilket har stärkt deras ägandeskap och beslutsmandat.
Datadrivet och proaktivt arbetssätt: Med Homepal får teamet realtidsinsikter i vakanser och kan snabbt sätta in åtgärder där det behövs.
Förbättrad internkommunikation: En gemensam plattform gör att hela organisationen har samma information och språk, vilket stärker samarbetet mellan uthyrning och förvaltning.