Fastighetsbolagens tre alternativ inom uppföljning och rapportering

Fastighetsbranschen har traditionellt sett premierat erfarenhet och intuition, men eftersom ny teknik inom dataanalys har tagit sig in på fältet ställer det nya krav på både medarbetare och organisationer i stort.

2024 kommer kräva datadrivna beslut av fastighetsbolagen. Vi vet att marknaden visat röda siffror förut, men faktum är att det var många år sedan, och nu finns det verktyg att accelerera sig ur krisen. De som drar i handbromsen nu kommer få spendera många år framöver med att försöka komma ikapp. 

1. Manuell uppföljning och rapportering med hjälp av fastighetssystemet och Excel

2. Köp in ett traditionellt BI-verktyg

3. Använda Homepal
   

1. Gör det själv med hjälp av fastighetssystemet och Excel:

Din data finns i de system du använder i verksamheten, som ditt fastighetssystem, ekonomisystem, energiuppföljningssystem och så vidare. Med rätt tekniska kompetens och mycket tid till hands är detta ett första steg på en resa mot att bli datadriven. 

Hur går det till?

1. Bestäm exakt vad det är du vill följa upp och rapportera. 

2. Gå in i ditt fastighetssystem och leta upp de olika kategorierna av data du vill se. 

3. Extrahera data från fastighetssystemet till Excel.

4. Kvalitetssäkra din data. Här behöver du se till att siffrorna verkligen stämmer, så att det inte blivit några felinmatningar. 

5. Radera de datapunkter du inte vill ha med, klipp och klistra tills du fått fram de nyckeltal som fungerar för dig. 

6. Skapa ett diagram av siffrorna och jämför gärna med föregående period. 

7. Spara och dela vidare till kollegor och ledning. 

Fördelar:

1. Du behöver inte köpa in något nytt system för att komma igång. 

Nackdelar: 

1. Processen tar lång tid och måste upprepas för varje nyckeltal du vill följa upp.

2. Det är svårt att få ut data från fastighetssystemet och kräver många gånger att du kan skriva SQL-kod.

3. Olika personer gör på olika sätt, vilket kan leda till att siffrorna också ändras från gång till gång, vilket blir missvisande. 

4. Det finns en stor risk för mänskliga fel. Ett kommatecken på fel plats kan göra att allt blir fel. 

5. Du bygger in ett personberoende i organisationen, eftersom den här processen tar lång tid att lära sig och få rutin på.  Uppföljningen står still när de medarbetare som lärt sig detta är frånvarande. 

6. Du måste veta exakt vad du vill se och hur beräkningarna görs.

7. Visualiseringen blir mycket begränsad.

2. Köp in ett traditionellt BI-verktyg

Med ett vanligt Business Intelligence-verktyg som Power BI, Insikt (fd Trimma), eller Qlik, jobbar du tillsammans med konsulter för att få fram insikter från din fastighetsdata. Det innebär att du outsourcar själva beräkningarna till en konsult mot en (hög) kostnad. 

Hur går det till?

1. Upphandling av avtal (gäller kommunala fastighetsbolag)

2. Ge din nya BI-leverantör access till din data.

3. Bestäm exakt vad det är du vill följa upp och rapportera. 

4. Skicka en kravställning till din konsult.

5. Vänta på leverans.

6. Få tillbaka leverans från din BI-konsult.

7. Upprepa steg 3-5 tills resultatet blivit som du vill ha det. 

8. Färdigt att användas. Så fort du vill ändra något måste du upprepa steg 2-6.

Fördelar: 

1. Du kan göra precis vad du vill i dessa kraftfulla verktyg. Fantasin sätter gränserna.

2. Du behöver inte göra beräkningarna själv.

Nackdelar: 

1. Att det är möjligt att göra exakt vad man vill är faktiskt också en nackdel. Med oändliga möjligheter är det svårt att veta exakt vad välja att följa upp. Det finns många olika sätt att gå tillväga och de flesta medarbetarna på fastighetsbolag är fastighetsmänniskor, inte dataingenjörer. 

2. Det uppstår nästan alltid ett ping-pongande fram och tillbaka mellan dig som beställare och BI-konsulten, vilket för med sig mycket extraarbete och långa ledtider (vi pratar månader mellan de uppdaterade leveranserna) 

3. Varje gång du vill ändra något i din dashboard tillkommer konsultkostnader. 1300-1400 kr per timme och konsult, för att vara mer exakt. Både från början för att komma igång och få det rätt, men också löpande när du vill ändra saker efter hand. 

4. För att tala klarspråk kostar det här alternativet skjortan. Det lämpar sig bäst för fastighetsbolag som byggt ett eget datalaget och dessutom har med mycket stark ekonomi.

3. Använda Homepal

Med Homepal får fastighetsbolag automatiserad uppföljning och rapportering till ett rimligt pris. Homepal fokuserar helt och hållet på fastighetsbranschen, till skillnad från alla andra liknande verktyg.

I Homepals plattform finns färdiga dashboards som är skräddarsydda efter olika ansvarsområden och rollspecifika behov. Till exempel kan du som är ansvarig för uthyrning, teknisk förvaltning, regionansvarig etc komma igång med ett enda klick, eftersom vi vet exakt vad du bör följa upp och titta på, och vad din ledning och styrelse vill se. 

Hur går det till?

1. Välj det antal dashboards som passar dig. 

2. Homepal sköter hämtning av data och implementationen helt och hållet. Homepal hämtar data från ditt fastighetssystem och alla andra system du vill dela med dig av data från. 

3. Vi sätter upp allt som behövs inom ett par dagar från det att vi fått din data. Detta tar max fem arbetsdagar. 

4. Klart att aktivera dashboards från vårt sortiment av färdiga dashboards, eller bygga själv om du vill. 

Fördelar: 

1. Du behöver inte veta exakt vad du ska följa upp eller hur det beräknas tack vare vårt sortiment av färdiga, rollspecifika dashboards. Vi vet vad respektive roll på fastighetsbolag bör följa upp och rapportera vidare till ledning och styrelse och har därmed gjort jobbet i förväg åt dig. 

2. Du kan bygga dashboards själv om du vill, men det är absolut inget krav. 

3. Vi är din partner i din datadrivna resa! Till skillnad från vanliga BI-konsulter ger vi dig råd och stöttning, avråder från idéer vi stött på tidigare som inte fungerat och delar istället med oss av best practice från dina branschkollegor hos andra fastighetsbolag som liknar ditt. 

4. Du kan ändra fritt i dina dashboards utan att det kostar något, eftersom vi gjort gränssnittet så användarvänligt att du kan ändra själv. Det enda som kostar är om du vill ändra något i bakomliggande data eller i din informationsmodell, eftersom det kräver extra arbete från vår sida. Det är dock inte särskilt vanligt att det behövs. 

5. Vi svarar när du ringer. På Homepal jobbar åtta personer och får en personlig kontakt med oss.

6. Vi har ett rimligt pris på vår licens! Det säger i alla fall våra kunder, som till exempel Drakfastigheter, Stockholmshem, Enköpings Hyresbostäder, Mimer, Haninge Bostäder och Lunds Kommunfastigheter, för att nämna några. 

Nackdelar:

1. Du kan inte göra vad som helst som i “vanliga” Business Intelligence-verktyg som också har stöd för att följa upp data inom e-handel och butik, mataffärer, snabbmatskedjor, industrier och konsultbyråer. Homepal är experter på fastighetsbranschen och enbart fastighetsbranschen. 

Sammanfattningsvis beror vilket alternativ som är rätt för dig på faktorer som hur mycket tid du är beredd att lägga, om du har ett färdigt datalager eller inte, hur stor budget du har och vilken grad av tekniska kunskaper inom datahantering du besitter. Oftast är Homepal rätt val. 

Vill du veta mer? Boka en demo. 

Läs mer:

• Tre anledningar till att du ska automatisera din uppföljning och rapportering

• Så tänker experterna kring uthyrning 2023

• Fördelarna med att göra fastighetsdata tillgänglig för hela organisationen